Desde Kooperador hoy vamos a hablar sobre la normativa de e-factura que entrará en vigor a partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas y autónomos en España deberán adoptar la factura electrónica. Esta medida está enmarcada en la Ley Crea y Crece, que fue aprobada en 2022 y tiene como objetivo modernizar y digitalizar los procesos contables y administrativos, al tiempo que busca combatir la morosidad y fomentar la transparencia en las operaciones comerciales.
El Gobierno español ha decidido seguir los pasos de la Unión Europea en su esfuerzo por actualizar las normativas fiscales a la era digital, especialmente en línea con la iniciativa europea VAT in the Digital Age (ViDA). Este plan tiene como propósito unificar y armonizar los sistemas de facturación electrónica a nivel europeo, facilitando así las transacciones comerciales entre los Estados miembros y simplificando la fiscalidad para las empresas. Desde julio de 2024, las grandes empresas ya están obligadas a facturar electrónicamente, pero a partir de 2025 la medida se extiende a todas las pequeñas y medianas empresas (pymes) y a los autónomos.
¿Qué implica esta nueva obligación para las empresas?
La implementación de la factura electrónica no es simplemente una recomendación, sino un mandato legal que afectará a todas las empresas, independientemente de su tamaño. Las facturas en papel, así como aquellas generadas en formatos tradicionales como Excel o Word, dejarán de ser válidas. A partir de 2025, las empresas deberán utilizar sistemas de facturación electrónica homologados por la Agencia Tributaria. Estos sistemas estarán diseñados para garantizar la seguridad de los datos y la transparencia en las transacciones comerciales.
Algunos de los formatos aceptados para la facturación electrónica incluyen el XML CII, UBL, EDIFACT o Facturae, que ofrecen mayores garantías de seguridad y rastreabilidad que los formatos tradicionales. El uso de estos formatos permite un mejor seguimiento de las facturas a lo largo de todo el proceso contable y facilita el intercambio de información entre las empresas y la Agencia Tributaria.
Beneficios de la factura electrónica
Aunque el cambio hacia la facturación electrónica puede parecer complicado inicialmente, este sistema ofrece importantes beneficios para las empresas y para la economía en general:
- Eficiencia: La automatización de los procesos contables reduce significativamente los errores humanos y ahorra tiempo. La emisión, recepción y archivo de facturas electrónicas es más rápida y eficiente.
- Seguridad: Los sistemas electrónicos homologados ofrecen una mayor protección frente a fraudes y manipulación de datos.
- Trazabilidad: Las facturas electrónicas facilitan el seguimiento de las operaciones comerciales y permiten una mejor gestión de los cobros y pagos.
- Sostenibilidad: La reducción en el uso de papel y otros recursos físicos contribuye a la sostenibilidad medioambiental.
Desafíos y dificultades
Sin embargo, la implementación de la facturación electrónica no está exenta de desafíos. Uno de los mayores obstáculos será la adaptación de las pymes y los autónomos a esta nueva realidad. No todas las empresas cuentan con los recursos necesarios para invertir en nuevos sistemas de facturación ni en la formación de su personal para manejar estas herramientas.
La brecha digital también puede ser un problema, especialmente para aquellas empresas que aún no han adoptado plenamente la tecnología en sus procesos. La inversión en plataformas homologadas por la Agencia Tributaria puede ser costosa, sobre todo para las pequeñas empresas y los autónomos que operan con márgenes ajustados. En este sentido, el Gobierno está preparando una guía para facilitar la transición hacia la facturación electrónica, ofreciendo orientación y soluciones adaptadas a las necesidades de cada empresa.
Otro desafío clave es la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de facturación. A pesar de que existen formatos estándar como Facturae o XML, la falta de un sistema unificado a nivel global puede generar complicaciones en el intercambio de facturas entre empresas que utilizan diferentes plataformas.
Además, la seguridad de los datos se convierte en un aspecto fundamental. La facturación electrónica implica el manejo de información sensible que, si no se gestiona correctamente, podría ser vulnerable a ciberataques. Por lo tanto, es crucial que las empresas elijan soluciones seguras y mantengan sus sistemas actualizados para prevenir posibles amenazas.
¿Qué sucede si no se cumple con la normativa?
El incumplimiento de esta nueva normativa conllevará sanciones económicas significativas. Las empresas que no adopten la facturación electrónica podrían enfrentarse a multas de hasta 10.000 euros. Estas sanciones buscan garantizar que todas las empresas cumplan con sus obligaciones fiscales y adopten las medidas necesarias para facilitar la digitalización de sus procesos contables.
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